PEC e Firma Digitale: Aruba e Poste Italiane

Due degli strumenti fondamentali necessari per aprire una impresa sono la firma digitale e un indirizzo di PEC, Posta Elettronica Certificata. In questo articolo racconterò come ho fatto ad ottenerli io, utilizzando rispettivamente Poste Italiane e Aruba. L’Agenzia delle Entrate ha reso pubbliche delle liste di operatori abilitati alla gestione di PEC e firma digitale; solo queste imprese sono autorizzate a vendere questi servizi in Italia.

PEC e Firma Digitale: due scocciature in più?

Nell’ambito della digitalizzazione della burocrazia, sono recentemente state resi obbligatori in alcuni casi (in particolare, creazione di impresa) due strumenti nuovi: PEC e firma digitale. Per quanto io personalmente li consideri fondamentalmente anacronistici e poco utili, sono convinto che la direzione presa sia corretta: è oggi possibile creare una partita IVA o una ditta individuale interamente online, senza passare per alcun ufficio, in un modo assolutamente impensabile anche solo pochi anni fa. E per quanto ancora ci sia tanto da fare per rendere il sistema fiscale semplice e accessibile a tutti, è positivo vedere anche solo l’intenzione di andare in questa direzione, anche con strumenti come la SRL semplificata e la startup innovativa, con obblighi contabili e ammininstrativi ridotti.

PEC: La Posta Elettronica Certificata

La PEC, Posta Elettronica Certificata, è un indirizzo di posta elettronica che permette di inviare e ricevere corrispondenza che ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. L’apertura di una casella PEC è molto semplice, ed è necessaria non più di una mezz’ora per completare il procedimento. Io ho scelto Aruba, per via del prezzo competitivo: 5 euro (più IVA) il primo anno, e 7,90 a partire dal secondo anno, ma in generale tutti gli operatori offrono prezzi e servizi simili. Per quanto abbia un costo oggettivamente ridotto, sono abbastanza sicuro che nei prossimi anni ci sarà qualche alternativa gratuita, dato che realmente non è niente di più di una casella di posta elettronica.

Il procedimento con Aruba è abbastanza semplice. Sono presenti tre opzioni differenti; non riesco ad immaginare nessun imprenditore che possa aver bisogno di qualcosa di più di un giga di spazio di archiviazione, dato che idealmente utilizzeremo questa casella unicamente per le comunicazioni con le PA ed eventualmente quelle più importanti con clienti e fornitori (in tutti i casi, insomma, in cui nel passato avremmo inviato una raccomandata A/R).

Una volta selezionato il prodotto, Aruba obbliga l’utente a iscriversi. Questo è forse la cosa più antipatica di Aruba: dovremo creare un login per l’account, e successivamente un altro per la posta elettronica. Al di là di questo piccolo inghippo, la registrazione è abbastanza lineare.

La scelta dell’indirizzo di PEC

Uno dei fattori più importanti è la scelta dell’indirizzo. Personalmente, pur non sapendo se esista una legge in merito, il mio consiglio è di scegliere un indirizzo ragionevole per la PEC. Chiamarla pippopluto@pec.it potrebbe portare a qualche fraintendimento, come minimo. Io ho optato per cognomenome, eventualmente se la PEC è creata per un’azienda di cui già esiste il nome si può utilizzare quello o qualcosa di molto simile. In generale, in caso di impresa individuale aperta con partita IVA in regime forfettario, per evitare problemi mi sembra opportuno includere almeno il cognome dell’imprenditore, dato che lo stesso si deve fare nel nome della ditta.

Una volta creata la mail, è necessario qualche minuto perché la casella venga attivata. Non è più necessario fare niente: si può già iniziare a inviare mail con effetto legale di una raccomandata. È opportuno sottolineare una nota di carattere legale: dato che ha carattere identico a una raccomandata A/R, legalmente una PEC si considera letta nel momento in cui viene ricevuta, non aperta. Di conseguenza, sarà opportuno monitorare molto attentamente la casella PEC. Questa è del resto la ragione per cui si è deciso di introdurre l’obbligo di PEC: assicurarsi che il ricevente non avesse la scusa del “non mi ero accorto”.

Firma digitale: una sola domanda, Italia, perchè?

La firma digitale, tra i due adempimenti, è sicuramente il più costoso, il più complesso e probabilmente il meno utile. La firma digitale è una tessera che si collega al computer tramite un lettore (o una chiavetta tipo quelle delle banche), che permette di applicare una firma (un certificato nominale) a un documento. Personalmente, non vedo come una firma applicata in questo modo dia più garanzie, ad esempio, di una firma apposta graficamente tramite la funzione di Adobe Reader.

Ad ogni modo, come per la PEC, esistono varie compagnie che permettono di dotarsi di firma elettronica. Rimando ad una guida dell’Agenzia delle Entrate sul funzionamento della firma digitale. L’unica informazione che è importante sottolineare è che l’unica firma che ha valore legale è quella contrassegnata con l’estensione “p7m”; prima di comprare un kit, consiglio di assicurarsi che offra questo servizio di firma.

La mia esperienza con la Firma Digitale di Poste Italiane

La mia scelta è ricaduta su Poste Italiane per una ragione specifica: una volta arrivato il kit, è necessario “identificarsi”, ovvero consegnare carta d’identità e codice fiscale a un incaricato per confermare l’identità. Questo procedimento può essere effettuato in Comune, dal portalettere al momento della consegna tramite corriere, online (solo per alcuni operatori come HDID, ma è abbastanza costoso, nel loro caso ben 30 euro aggiuntivi!) oppure, appunto scegliendo il kit delle Poste, presso una filiale delle Poste. Questa era per me la maniera più comoda.

La prima scelta da fare è il tipo di kit che si vuole comprare. Nel caso delle poste, ci sono tre possibilità (prezzi ad Agosto 2019):

• il kit classico, formato da tessera e lettore, a 38 euro
• la pennetta, idealmente più facile da trasportare, a 60 euro
• solo la tessera, per chi dovesse già essere in possesso del kit, a 25 euro; è importante infatti ricordare che il kit vale solo per tre anni, dopo i quali sarà necessario rifare il processo.

Personalmente, ho deciso di optare per il kit classico, e l’ho fatto per una ragione prettamente economica.

Per potere aquistare il kit, è necessario iscriversi al sito di Postecert, che rimanda a Myposte, a cui è possibile che vi foste già iscritti in passato. Vengono richieste una serie di informazioni, che portano alla compilazione automatica di un modulo.

Ritiro e attivazione della Firma Digitale di Poste Italiane

Per poter ritirare il kit, è necessario stampare il contratto in duplice copia, la ricevuta che viene inviata per email al momento dell’acquisto, copia di documento di identità e codice fiscale (e originali), e recarsi all’ufficio postale selezionato al momento dell’acquisto. Attenzione: è necessario aspettare di essere contattati dal vostro ufficio postale (nel mio caso mi hanno telefonato una domenica mattina).

Parallelamente, vi verrà inviata una email contenente il link per la visualizzazione della busta cieca. Cliccando il link si arriverà a questa pagina:

Il Codice Pratica e il Codice Convenzione saranno visualizzabili sul contratto precompilato che vi è arrivato nella casella di posta elettronica. Inserendoli, si giungerà a una pagina dove sono visibili diverse informazioni. Il mio consiglio è di copiarle, in modo tale da evitare problemi futuri; è comunque possibile accedere al contenuto della busta cieca quante volte si vuole. Il più importante dei dati è il PIN, un codice numerico che verrà richiesto ogni volta che si vuole firmare digitalmente un documento.

Come apporre firma digitale a un documento (kit Poste Italiane)

L’operazione di firma digitale è abbastanza semplice. La prima volta, potete andare sul sito dell’operatore da voi scelto e scaricare il software di firma, molto minimalista: ecco quello che si vede all’apertura del software di Poste:

• Inserite la tessera nel lettore e collegate il lettore al computer tramite il cavo USB. Il consiglio è di aspettare qualche secondo per evitare problemi e lasciare che il software legga correttamente e completamente la tessera.
• Cliccate su “Firma”, e dal menu che si apre cliccate sul documento che volete firmare.
• Si aprira una scheda che richiede alcuni dati. Potrete visualizzare in alto il certificato; nel mio caso ne sono presenti due, uno denominato COGNOME NOME e uno che contiene anche il mio codice fiscale. Nel mio caso, solo il primo funziona. In questa schermata potrete selezionare il file che volete firmare digitalmente e il tipo di firma da apporre; ricordate che “p7m” è l’unica con valore legale.
• Nella pagina successiva, dovrete visualizzare il file e selezionare la spunta per confermare che è quello corretto.
• A questo punto, il software apporrà la firma in automatico e salverà il nuovo file, che avrà valore come documento firmato legalmente

Questo è tutto, per quanto riguarda la pec e la firma digitale. Sono due strumenti che, pur dall’utilità discutibile, sono fondamentali per poter creare un’impresa. Hai domande su altri temi legati alla creazione di un’impresa? Ascolto volentieri i consigli! Se invece vuoi andare al passo successivo, la creazione di un sito, puoi cominciare da qui.

Disclaimer: il contenuto dell’articolo è un’opinione, e ha unicamente fini informativi. Non intende fornire consulenzia finanziaria di alcun tipo. Consulta un professionista certificato per ottenere consulenza finanziaria.

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